Referenz · Bundesweite gemeinnützige Organisation
Sie liefern die Daten, wir drucken, kuvertieren, frankieren und liefern ein.
Eine bundesweite gemeinnützige Organisation versendet regelmäßig Post, vom einfachen Anschreiben bis zur Kampagne. Statt Vordrucke im Haus zusammenzustellen und einzeln am Arbeitsplatz zu drucken, übergibt sie heute nur noch ihre Daten. Den Rest übernehmen wir: regelmäßig, termintreu und ohne Handarbeit in der Organisation.
Die Ausgangslage
Ein laufender Postversand, und ein System, das auslief
Die Organisation versendet kontinuierlich Post: einzelne Anschreiben ebenso wie größere Kampagnen. Die zugrunde liegenden Daten lagen in einem in die Jahre gekommenen, nicht mehr unterstützten System. Ein Umstieg auf eine moderne CRM-Lösung stand ohnehin an.
Im Alltag bedeutete das: Mitarbeitende holten ihre Vordrucke im Haus zusammen und druckten vieles einzeln am eigenen Arbeitsplatz. Damit das funktionierte, musste reichlich auf Vorrat liegen, gebunden in Zeit, Material und Lagerfläche.
KI-generiertEin auslaufendes Altsystem
Die Versanddaten lagen in einer Anwendung, die nicht mehr gepflegt und nicht mehr unterstützt wurde. Ein Wechsel war absehbar und nötig.
Drucken am eigenen Platz
Vordrucke wurden im Haus zusammengeholt und einzeln am Arbeitsplatz gedruckt, viel Handgriff, wenig Tempo, schwer planbar.
Vieles auf Vorrat
Damit jederzeit gedruckt werden konnte, musste reichlich Vordruckmaterial vorgehalten werden, gebunden in Lager, Kapital und Aufmerksamkeit.
Die Lösung
Ein Weg, den jede Sendung verlässlich durchläuft
Die Organisation liefert nur noch Daten, direkt aus dem CRM, über eine sichere Ablage. Wir verarbeiten sie regelmäßig, mehrmals wöchentlich, zu festen Terminen und übernehmen den gesamten Weg bis zur Einlieferung. Den Druck kontrollieren wir zusätzlich, bevor eine Sendung das Haus verlässt.
- Daten reindirekt aus dem CRM, über sichere Ablage
- Wir verarbeitenautomatisch zu festen Terminen
- Druckmit zusätzlicher Druckkontrolle
- Kuvertierenmaschinell, sauber, geprüft
- Frankierenpassend zur Sendungsart
- Einlieferntermingerecht in den Versand
Aus vielen einzelnen Handgriffen wird ein durchgehender, planbarer Ablauf. Die Organisation liefert nur noch die Daten, den Weg bis zur Einlieferung übernehmen wir, regelmäßig und termintreu.
Eine Vorlage, an einer Stelle gewechselt
Das Briefpapier liegt zentral, und ist in Minuten gewechselt
Je Kampagne ist ein Briefpapier hinterlegt; die Daten landen im passenden Ordner. Das Briefpapier liegt zentral an einer einzigen Stelle. Für eine Aktion oder eine Saison wird es dort einmal gewechselt, und alle Sendungen der Kampagne folgen automatisch.
- Kleinere DatenmengenÜbergeben wird der Inhalt, nicht das fertige Layout, das spart Volumen und Fehlerquellen.
- Ein einziger WechselpunktGeändert wird genau an einer Stelle, nicht in unzähligen Einzeldateien.
- Je Termin eine neue VorlageAktionen und saisonale Varianten lassen sich pro Versandtermin frei zuordnen.
- Druck und Digital aus einer LogikHeute 1:1 gedruckt, jederzeit auf voll digitalen Versand umstellbar, ohne Bruch im Ablauf.
Zentrale Vorlage wechseln
Ein Wechsel oben. Und jede Sendung der Kampagne trägt die neue Vorlage.
Partner beim Systemwechsel
Wir bringen unser Fachwissen ein, gerade während der Umstellung
Der Wechsel auf die moderne CRM-Lösung band die Organisation ohnehin. Genau dann haben wir den Umstieg aktiv begleitet: damit Daten, Druck und Versand vom ersten Termin an verlässlich zusammenpassen.
- Kalibrierung und PositionenWir haben die Positionen auf den Bögen kalibriert und die Seiteneinrichtung korrekt eingestellt.
- Gemeinsame TermineIn Abstimmung mit Kunde und IT haben wir die Übergänge Schritt für Schritt eingerichtet.
- Klare DatenübergabeDatenablage und Übergabe sauber definiert, etwa per Dateiname oder als JSON.
So greifen die Übergaben ineinander
Druckberatung
Mehr als drucken
Was Standarddruckereien der Organisation überlassen, denken wir mit, technisch wie organisatorisch.
Datencheck
Jede Datenlieferung wird geprüft, bevor sie in die Verarbeitung geht. Keine bösen Überraschungen.
Druckkontrolle
Vor dem Kuvertieren prüfen wir den Druck, damit jede Sendung korrekt das Haus verlässt.
Verlässliche Termine
Feste, wiederkehrende Verarbeitungstermine, die Organisation kann sich darauf einstellen.
Beratung zu Ablauf und Daten
Wir beraten zur Datenübergabe und zum Ablauf, auch über den Druck hinaus.
Die Entstehungsgeschichte
Warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt war
- Der Ausgangspunkt
Das Altsystem läuft aus
Die Versanddaten lagen in einer Anwendung, die nicht mehr unterstützt wurde. Ein Wechsel war absehbar und nicht mehr aufzuschieben.
- Die Entscheidung
Wechsel auf eine moderne CRM-Lösung
Die Organisation entschied sich für eine moderne CRM-Lösung mit einem großen, organisationsspezifischen Anpassungslayer, die neue Grundlage für den Versand.
- Die Entwicklung
Die gedruckte Auflage sinkt, der digitale Anteil steigt
Wie vielerorts nimmt der E-Mail-Anteil zu, die gedruckte Auflage sinkt. Diese Entscheidung trifft das Kundensystem selbst: Post oder digital, je Empfänger.
- Die Erkenntnis
Gerade dann lohnt das Auslagern
Je kleiner die verbleibende Auflage, desto überproportional binden die „paar Briefe“ Zeit. Genau dann lohnt es sich, den verbleibenden Postversand auszulagern.
- Die Begleitung
PMLS begleitet den Umstieg mit Fachwissen
Wir haben den Wechsel aktiv begleitet: Kalibrierung, Seiteneinrichtung, gemeinsame Termine mit Kunde und IT und eine klar geregelte Datenübergabe.
- Sommer 2025
Im verlässlichen Regelbetrieb
Seit Sommer 2025 läuft der Versand vollautomatisch zu festen Terminen.
Für wen das passt
Organisationen mit wiederkehrendem Postversand
- Vereine, Stiftungen und Fundraising-Organisationen
- Öffentliche Stellen mit wiederkehrenden Mailings
- Organisationen mitten in einer CRM- oder ERP-Umstellung
- Alle, bei denen der verbleibende Postversand überproportional Zeit bindet
Sie liefern die Daten, wir den Rest.
Erzählen Sie uns von Ihrem Postversand und Ihrem System. Wir zeigen Ihnen, wie ein vollautomatischer Ablauf zu festen Terminen Sie entlastet, gerade während einer Systemumstellung.
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